Российские компании начали отдавать работу с документами на аутсорс

В 2020 году на российском рынке архивных услуг появилось новое направление – аутсорсинг текущей работы с документами. Его развивает московская «Первая архивная компания». Компания предоставляет клиенту сотрудника, который выполняет различные функции – ассистента архивариуса, делопроизводителя, помощника бухгалтера, секретаря и берет на себя всю работу с документацией – сбор и сортировку документов по запросу, копирование, сканирование, занесение в базу данных и т.п. Направление оказалось востребованным – за год «Первая архивная компания» заработала на нем более 3 млн рублей.

«Традиционными видами архивных услуг являются оцифровка документов, их внеофисное хранение и уничтожение, конкуренция здесь очень высока. Мы занимаемся этим бизнесом 10 лет и постепенно сложилось понимание, что на рынке есть свободная нища. Существует множество других видов работы с документацией, рутинной, но в то же время важной для нормальной жизнедеятельности компании. Даже простая офлайн-сортировка документов и распределение в папки, собранные по годам или в алфавитном порядке, может помочь срочно собрать нужные бумаги при налоговых проверках, внутренних проверках или по запросу банка, подготовки отчетов или других задач. На такую работу у многих организаций часто не хватает времени либо свободных сотрудников. В таком случае мы предоставляем на время своих профессионалов», - рассказал основатель и генеральный директор «Первой архивной компании» Михаил Долбин.

По словам Михаила Долбина, новая услуга была запущена с начала года в тестовом режиме, и показала отличный результат даже условиях пандемии Covid-19 и финансового кризиса, когда бизнес находится в режиме максимальной экономии.

«Передача работы с информацией компании и документами на аутсорс опытным специалистам – тоже экономия времени и денег бизнеса, это понимают руководители. За год нам удалось заключить договоры на абонентское обслуживание с несколькими крупными компаниями, среди которых есть, к примеру, застройщики и российские представительства западных фармацевтических холдингов. При ценообразовании мы ориентировались на среднюю зарплату делопроизводителей, архивариусов и помощников бухгалтеров. В итоге за год выручка от нового направления составила порядка 1,7 млн руб – 6% от нашего общего годового оборота. В следующем году планируем довести число клиентов до 20-30, а годовую выручку – до 5-7 млн руб.», - добавил он.

Справочная информация

«Первая архивная компания» («ПАК») основана в 2010 году. Компания занимается архивной обработкой документов с разными сроками хранения, передачей их в архивы и предоставлением временного персонала для различных работ с документацией. Выручка «Первой архивной компании» по итогам 2019 года составила порядка 48 млн. руб.

Основатель и генеральный директор «ПАК» Михаил Долбин также владеет компанией, оказывающей услуги по внеофисному хранению и последующему обслуживанию документов, которая работает под известным немецким брендом Reisswolf (по франшизе).